Как да създам проформа или фактура?

За да създадете проформа или фактура:
- изберете "Нова фактура" от лентата с основните менюта
- ще се зареди страницата, от която можете да изберете типа на новия документ
- изберете желания тип документ, като кликнете върху него
повече информация

1. В полето Клиент се записва наименованието на фирмата - получател на стоките/услугите.
Ако вече имате списък с клиенти, можете да изберете клиента от него, като кликнете върху иконата след полето.

Имате възможност да попълните данните на фирмата автоматично с данни от Търговския регистър, като изберете втория бутон след полето (във формата на облак). Данните са актуални към дата 12.06.2018 г.

2. В полето ЕИК/Булстат се записва Единният Идентификационен Код по Булстат на фирмата-клиент.

3. Ако клиентът е регистриран по ЗДДС, поставете отметка срещу квадратчето с наименование Регистрация по ЗДДС.

4. В полето МОЛ се записва името на материално отговорното лице на фирмата-клиент (полето не е задължително).

5. В полето Град напишете името на града, в който е регистрирана фирмата-клиент.

6. В полето Адрес на регистрация напишете адреса, на който е регистрирана фирмата-клиент.

7. В полето Получател напишете името на физическото лице, получател на фактурата.
Ако не желаете да посочвате конкретно име, може да попълните ".......................".

8. Фактурите получават автоматично пореден номер, който е видим в дясната част на документа в полето "Фактура №". Първата създадена фактура автоматично получава номер 0000000001, но можете да го промените и сами да зададете номер, от който да започва номерацията на фактурите ви.
Имате възможност да създадете повече от една номерации/кочани.

9. Дата на издаване на фактурата - по подразбиране излиза днешна дата, но можете да я редактирате, ако е необходимо.

10. Дата на данъчното събитие - по подразбиране излиза днешна дата, но можете да я редактирате, ако е необходимо.
Можете да забраните издаването на фактури със стара дата от Настройки->По фактурите->Ограничения.

11. Основанието за издаване на фактура попълвате в полето Артикул.
- може да изберете от списъка с артикули, като кликнете върху бутона след полето или да въведете нов
- въведете количество и ед. цена за артикула и валута
- въведете мерна единица - изберете от съществуващите или добавете нова
Можете да промените настройките за закръгляване.
- посочете дали въвежданата ед. цена на артикулите е с или без ДДС (бутонът се намира над полето за ед. цена)
- за да въведете допълнителни артикули, кликнете върху активния знак "плюс" (+), намиращ се пред полето
- за да изтриете излишните полета кликнете върху знака "хикс" (x).

12. Няма нужда да попълвате полетата най-вдясно, под надписа "Стойност" - системата автоматично изчислява и попълва общата цена и размера на данъка добавена стойност.

13. При необходимост може да посочите конкретна отстъпка в лева или в процент от общата сума. Изберете "лв.” или "%” от падащото меню след полето.

14. На реда след сумата на данъчната основа може да изберете процент ДДС или неначисляване със съответното основание, като поставите отметката на "Не начислявай ДДС по тази фактура".
Можете да добавяте основания за неначисляване от Настройки->По фактурите->ДДС настройки.

15. В полето Забележки (видими за клиента) можете по желание да напишете някакво съобщение до клиента.

16. От падащото меню срещу надписа Начини на плащане имате възможност да изберете от наличните или да изберете "Друг" и да въведете различен начин на плащане.

След като попълните полетата на документа кликнете върху бутон Създай фактурата или върху бутон "Запази като чернова".

Забележка: Винаги когато пожелаете ще можете да редактирате документа, независимо дали сте го съхранили като "чернова" или като "фактура".

Как да издам кредитно/дебитно известие?

За да създадете кредитно/дебитно известие към фактура от списъка:
- изберете "Списък фактури" от лентата с основните менюта
- вдясно на всяка фактура имате бутон за допълнителни действия (три черти)
- кликнете върху бутона за допълнителни действия срещу конкретната
- изберете "Създай кредитно известие" или "Създай дебитно известие"
- ще се зареди нов прозорец с автоматично попълнени данни от фактурата и пореден номер от списъка ви
- можете да редактирате информацията, ако това е необходимо
- натиснете "Създай кредитното/дебитното известие"

За да създадете кредитно/дебитно известие към фактура, която я няма в списъка:
- изберете "Нова фактура" от лентата с основните менюта
- ще се зареди страницата, от която можете да изберете типа на новия документ
- изберете желания тип документ, като кликнете върху него
- кликнете върху "издай към друга фактура извън inv.bg"
- попълнете всички необходими полета
- натиснете "Създай кредитното/дебитното известие"

Можете да избирате дали сумите в кредитните известия да бъдат със знак минус от
Настройки->По фактурите->Закръгления цени, като поставите или махнете отметката "Показвай отрицателни стойности в Кредитни известия".

Как да попълня автоматично данните на клиента?

За да попълните информацията за клиента с данни от Търговския регистър:
- отворете "Нова фактура"
- натиснете втория бутон вдясно от полето за въвеждане на име или ЕИК на клиент
- напишете част от името на фирмата / булстата
- натиснете бутона за търсене в Търговския регистър
- изберете фирмата на клиента ви от резултатите
- данните ще бъдат автоматично попълнени с публикуваните в Търговския регистър

Ако е намерен само един резултат, информацията ще бъде директно попълнена в съответните полета, като ще имате възможност да я редактирате при необходимост.

Автоматичното попълване е възможно за ЕТ, ЕООД, ООД, АД, ЕАД и СД.

Данните от Търговския регистър са актуални към 12.06.2018 г.
Ще подновим базата данни веднага щом има публикувана такава в Портала за отворени данни на Република България и се надяваме това да е скоро.

Как да добавя авансово плащане във фактура?

За да добавите авансово плащане във фактурата:
- кликнете на "Нова фактура"
- попълнете данните на клиента
- добавете основанието (артикул) за издаването на фактурата с пълната му стойност
- на отделен ред добавете "Авансово плащане" и съответната стойност със знак минус отпред
- системата автоматично ще изчисли оставащата сума за плащане
- натиснете "Създай фактурата"

Как да променя името на съставил фактурата?

Когато служител създава документ, името му излиза в полето "съставил".

За да промените името на съставителя на фактурите:
- влезте в "Настройки"
- от секцията "За фирмата" изберете "Служители"
- кликнете върху името на служителя, чието име искате да промените
- редактирайте името на служителя
- натиснете "Запиши промените"

За да се смените името във вече създадена фактура:
- отворете фактурата, като кликнете на номера й от "Списък фактури"
- кликнете на моливчето горе вдясно (след бутона за принтиране)
- натиснете "Запази промените"
Името на съставител автоматично ще бъде променено с новото въведено име на служителя.

Как да подпиша електронната фактура?

Съгласно чл.7, ал. 1 от Закона за счетоводството, чл.114 от ЗДДС и чл.78 от ППЗДДС печатът и подписът не са задължителни реквизити на фактурата.

Можете да подпишете фактурите си с електронен подпис или да добавите идентификационен шифър вместо подпис.

За да подпишете фактура с електронен подпис, трябва да имате валиден универсален електронен подпис (УЕП).
Можете да подпишете фактурата веднага след като сте я създали, като кликнете върху бутона "Подпиши".
Тъй като версията на някои браузери не поддържат използването на java (NPAPI) аплети в браузера, се налага свалянето и изпълнението на аплета като отделен файл:
- сложете подписа
- натиснете "Подпиши"
- свалете файла "inv.bg.signer.jnlp"
- въведете паролата си
- подпишете документа
След подписването можете да затворите и изтриете сваления файл.
При всяко подписване трябва да свалите файла.

За да не сваляте "jnlp" файла при всяко подписване, можете да изтеглите нашето десктоп приложение, като кликнете върху този текст:
- сваляте го еднократно
- инсталирате го
- стартирате го и подписвате
При всяко стартиране на приложението ще виждате списък с неподписаните до момента фактури.
По този начин може да подписвате до 50 документа наведнъж и не е необходимо да изтегляте jnlp файла при всяко подписване.

Ако не разполагате с електронен подпис, може да използвате идентификационен шифър във фактурите, които издавате.

За да добавите своя идентификационен шифър, е необходимо първо да активирате настройката, като отидете в меню "Настройки"->"По фактурите"->"Доп. полета", там трябва да поставите отметките на "Показвай полетата за подпис във фактурите" и "Замени полето за подпис с шифър" и да запишете промените.

След като настройката е активирана, може да отидете в меню "Настройки" -> "За фирмата" -> "Служители", да кликнете върху името на конкретния служител и да въведете идентификационния шифър.

Шифърът може да е съставен от произволни букви и цифри и е уникален за всеки служител в рамките на фирмата, като е добре да се консултирате с Вашия счетоводител какъв точно да бъде той.

Какво да направя, ако имам въпросителен знак в подписания pdf документ?

Някои програми, като Acrobat Reader, могат да проверяват подписан pdf документ автоматично при отварянето му.

Тъй като Adobe (производителите на Acrobat) не знаят за признатите в България издатели на ел. подписи (не са добавени в програмата по подразбиране), се появява въпросителен знак в подписаните документи, а не обичайната зелена отметка.

Това не означава, че подписът не е валиден, а просто, че програмата не познава човека, който е подписал документа, както и издателя на подписа му.

Информация как да добавите подписи като "доверени" ("trusted") и Acrobat Reader да може автоматично да ги разпознава в документите, подписани с тях, може да потърсите от съответния издател:
Infonotary
StampIT
B-Trust
Евротръст
СЕП България

© inv.bg 2009 - 2020