Как да задам периодично издаване на проформа или фактура?

В меню "Периодични" може да видите всички създадени шаблони за периодично издаване.
Ако не виждате този раздел в лентата с основни менюта, кликнете на стрелкичката най-вдясно.


За да зададете периодично издаване на вече издадена проформа или фактура:
- влезте в "Списък фактури"
- кликнете върху бутона за допълнителни действия срещу съответната фактура (три черти)
- изберете опцията "Направи периодична"
- ще се отвори шаблон за периодична проформа/фактура
- избирате език за проформата/фактурата
Ако изберете английски език, се уверете, че сте попълнили предварително всички необходими данни и на двата езика.
повече информация за фактурите на английски език
- по подразбиране началната дата за издаване е утрешна, а крайната е след една година
- може да изберете от кой кочан (с каква номерация) да се издават, ако използвате няколко
повече информация за кочаните
Ако не изберете кочан, периодичните фактури автоматично ще се издадат с поредния най-голям номер от списъка ви с фактури.
- посочвате на кое число от месеца да се издава фактурата
- посочвате на колко месеца да се издава фактурата
- можете да зададете и дата на падеж, ако сте дабовили това поле от
Настройки->По фактурите->Допълнителни полета
- изберете клиент от списъка си
- за да се изпрати автоматично на клиент, поставете отметката на желаните кореспонденти в "Изпращай на email"
- добавете артикул от списъка си, като можете да използвате "специални думи"
повече информация за "специалните думи"
- натискате "Запиши шаблона"

За да създадете нов шаблон за издаване на проформа/фактура:
- влезте в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- натиснете бутона "Добави нов"
- избирате език за проформата/фактурата
Ако изберете английски език, се уверете, че сте попълнили предварително всички необходими данни и на двата езика.
повече информация за фактурите на английски език
- по подразбиране началната дата за издаване е утрешна, а крайната е след една година
- може да изберете от кой кочан (с каква номерация) да се издават, ако използвате няколко
повече информация за кочаните
Ако не изберете кочан, периодичните фактури автоматично ще се издадат с поредния най-голям номер от списъка ви с фактури.
- посочвате на кое число от месеца да се издава фактурата
- посочвате на колко месеца да се издава фактурата
- можете да зададете и дата на падеж, ако сте дабовили това поле от
Настройки->По фактурите->Допълнителни полета
- изберете клиент от списъка си
- за да се изпрати автоматично на клиент, поставете отметката на желаните кореспонденти в "Изпращай на email"
- добавете артикул от списъка си, като можете да използвате "специални думи"
повече информация за "специалните думи"
- натискате "Запиши шаблона"

Периодичните фактури се издават и изпращат автоматично на отбелязаната от вас дата и на посочените в шаблона имейли. Те се създават с и от името на администратора на акаунта.

Периодичните фактури се изпращат само като линкове и не могат да бъдат изпращани като прикачен файл.

За да видите как ще изглежда периодичната фактура:
- влезте в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- кликнете на моливчето вдясно на всеки шаблон
- ще се отвори шаблонът за редакция
- натиснете "Прегледай" (намира се най-долу в шаблона)
Така ще видите как точно ще изглежда фактурата при нейното следващо издаване.

Периодичните фактури в чуждестранна валута се издават около 18:30 часа на отбелязаната дата, за да е абсолютно сигурно, че ще бъде по курса на БНБ за съответния ден.
Повече информация може да намерите ТУК
Фактурите в лева (BGN) се издават около 01:00 ч. на посочената дата.

Когато бъдат издадени, ще получите уведомителен имейл и ще можете да ги намерите в "Списък фактури" в акаунта си. Ще получите имейл и ако фактурата не е била издадена по някаква причина.

Можете да спрете получаването на уведомителните имейли, когато е създадена или не фактурата от: Настройки->По фактурите->Периодични

За да видите историята на издадените периодични фактури от някой шаблон:
- влезте в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- кликнете на бутона вдясно на всеки шаблон (прилича на часовник)
- ще се историята на всички издадени фактури от конкретния шаблон

Как да редактирам или изтрия шаблон за периодично издаване?

За да редактирате шаблон за периодични фактури:
- влезте в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- кликнете на моливчето вдясно на всеки шаблон
- ще се отвори шаблонът за редакция
- натиснете "Запиши шаблона" (намира се най-долу в шаблона)

За да изтриете шаблон за периодични фактури:
- влезте в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- поставете отметката вляво на шаблона
- натиснете бутона за изтриване, който се намира над списъка с шаблони (кошче)

Как да добавя променяща се дата в основанието на фактурата?

Можете да използвате специални думи (magic strings)
в полетата "Артикул" и "Забележки":

{този_месец}
{предишният_месец}
{следващият_месец}
{днешна_дата}
{този_ден_от_предишния_месец}
{този_ден_от_следващия_месец}
{първи_ден_от_този_месец}
{последен_ден_от_този_месец}
{първи_ден_от_предишния_месец}
{последен_ден_от_предишния_месец}
{първи_ден_от_следващия_месец}
{последен_ден_от_следващия_месец}
{тази_година}
{предишната_година}
{следващата_година}
и други

При автоматичното издаване на фактурите на посочената в шаблона дата, специалните думи ще бъдат заменени със съответните месец/дата.

Пример: Ако на 01.09.2019 г. създадете шаблон и в полето за артикул напишете:
"Реклама за месец {следващият_месец} {тази_година} г.",
на посочената от Вас дата автоматично ще се издаде и изпрати фактура със следния текст в полето за артикул:
"Реклама за месец октомври 2019 г.".

За да видите как ще изглежда периодичната фактура:
- влезте в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- кликнете на моливчето вдясно на всеки шаблон
- ще се отвори шаблонът за редакция
- натиснете "Прегледай" (намира се най-долу в шаблона)
Така ще видите как точно ще изглежда фактурата при нейното следващо издаване.

© inv.bg 2009 - 2020