Качване, съхраняване и изпращане на файлове

Имате възможност да качвате (upload-вате), съхранявате и изпращате файлове от своя акаунт - например текстови файлове в .doc формат, снимки и графики в .jpeg формат и др.

Големината на файловете, които качвате, не трябва да надхвърля 5 MB.

За да качите файл в своя акаунт:
- влезте в раздел "Документи" от лентата с основните менюта
- кликнете върху зеления бутон "Качи документ"
- от панела, който се отваря, кликнете на бутон "Browse", за да прехвърлите файл от компютъра си

Имате възможност да изпратите файл на свой клиент, като го маркирате и натиснете "Изпрати"

Клиентът Ви ще получи имейл с линк за изтегляне на файла и ще можете да проследите дали е приет.

Можете да групирате файловете си в различни папки. За да създадете нова папка, кликнете на бутон "Нова папка".

Ограничения на файловете, които НЕ може да качвате:
1. Изпълними файлове
2. Музика и видео файлове.

Лимит на пространството, което може да заемате, според абонаментния Ви план:
- Пробен - 30 MB
- Персонален - 300 MB
- Малък бизнес - 3300 MB
- Бизнес - 10 GB
- Корпоративен - по договаряне

Приемо-предавателни протоколи

Чрез inv.bg можете да създавате приемо-предавателни протколи към фактурите си, като не е необходимо отново да попълвате данните в проткола:
- отворете "Списък фактури" във Вашия акаунт
- изберете бутона за допълнителни действия към съответния документ, който се намира вдясно на всеки ред (три черти).
- от допълнителните действия изберете "Създай протокол"
- ще се отвори шаблон за създаване на приемо-предавателен протокол, в който са попълнени всички данни от фактурата.
- редактирайте данните в протокола, ако е необходимо
- можете да изберете опцията цените да не се виждат в готовия протокол, като поставите отметката на "Скрий цените в протокола"
- натиснете бутона "Създай протокола"
- ще се генерира PDF файл с готовия протокол, който може да принтирате или изтеглите на своя компютър

Номерата на протоколите са последователни и при създаването на нов протокол автоматично се предлага поредния номер, който при желание може да редактиратe.

Всички създадени протоколи се запазват в раздел "Протоколи".
Ако не виждате раздел "Протоколи" в лентата с основните менюта, кликнете на стрелкичката най-вдясно на лентата и го изберете.
В списъка с протоколи може да зададете търсене по номер на протокол или по клиент.

Имате възможност за експорт на данните от протоколите в екселски файл:
- поставете отметката вляво на номерата на протоколите, които ще експортирате
- натиснете бутона "Експорт", който се намира над списъка с протоколите

Гаранционни карти

Ако не виждате раздел "Гаранционни карти" в лентата с основните менюта, кликнете на стрелкичката най-вдясно на лентата.

За да направите основните настройки за издаването на гаранционни карти, е необходимо да отидете в "Настройки" -> "По гаранциите" -> "Общи условия".
Въведете текста, който желаете да се вижда в гаранционните карти и натиснете бутона "Запиши промените".

В "Настройки" -> "По гаранциите" -> "Събития" се намират събитията, които са свързани с гаранционното обслужване.
По подразбиране са въведени "Ремонт" и "Подмяна", като можете да въведете и допълнителни.

За да издадете гаранционна карта към дадена фактура, следвайте тези стъпки:
- отворете "Списък фактури" във Вашия акаунт
- изберете бутона за допълнителни действия към съответния документ, който се намира дясно на всеки ред (трите черти)
- от допълнителните действия изберете "Създай гаранционна карта"
- ще се отвори шаблона за създаване на гаранционна карта, в който ще са попълнени данните от избраната фактура
- въведете гаранционния срок
- натиснете бутона "Създай гаранционната карта"
- ще се генерира PDF файл с готовата гаранционна карта, който може да принтирате или изтеглите на своя компютър

Номерата на гаранционните карти са последователни и при създаването на нова автоматично се предлага поредния номер, който при желание може да редактиратe.

Всички създадени гаранционни карти се запазват в раздел "Гаранционни карти".
Там може да зададете търсене по номер на гаранционната карта или по клиент.

За да въведете събитие по дадена гаранционна карта:
- кликнете върху "ново" на реда на съответната карта
- изберете от падащото меню вида на събитието
- добавете описание
Всички въведени събития по гаранционната карта може да проследите, като изберете "събития" за съответната гаранционна карта.

Имате възможност за експорт на списъка гаранционните карти в екселски файл, като поставите отметката вляво на номера им и натиснете бутона "Експорт", който се намира над списъка с гаранционни карти.

Склад

Модулът "Склад" не е свързан с останалите и не се влияе от тях.
Ако не виждате модул "Склад" в лентата с основните менюта, кликнете на стрелкичката най-вдясно на лентата.

Може да направите настройките по склада от меню "Настройки" -> "По склада".

В склада се създават различен тип движения - вкарване, изкарване, преместване и бракуване.

За да създадете движение в склада:
- кликнете върху бутон "Склад" от основното меню
- кликнете върху зеления бутон "Добави движение”
- изберете типа движение - вкарване, изкарване, преместване, бракуване
- попълнете полетата
- натиснете зеления бутон за завършване на движението

След създаването на движението ще видите два бутона - за създаване на фактура или стокова разписка към съответното движение.

Можете да създадете движение от тип изкарване към всяка издадена фактура по следния начин:
- отидете в "Списък фактури"
- кликнете върху бутона за допълнителни действия с фактурата, който се намира най-вдясно на всяка фактура (трите черти)
- изберете "Създай движение в склада"
- изберете от кой склад да бъде изкарана стоката
- натиснете бутона "Изкарай стоката" и движението ще бъде създадено

Движенията в склада не могат да бъдат изтрити, а само анулирани.

При добавяне на движение от тип бракуване, можете да създадете протокол за брак.

За всеки от въведените складове може да правите ревизия.

От "Склад" -> "Наличности" може да проверявате наличностите по различните складове, както и да правите експорт в ексел.

Каса

Модулът Ви дава възможност да въвеждате ежедневните си приходи и разходи и да ги разделяте по категории за по-лесна проследяемост. Този модул не е свързан с останалите и не се влияе от тях.

Ако не виждате раздел "Каса" в лентата с основните менюта, кликнете на стрелкичката най-вдясно на лентата.

Предварително може да добавите различни каси и категории приходи/разходи от "Настройки" -> "По касата".

При избор на съответната каса от падащото меню, ще виждате прихода, разхода и салдото за тази каса.

За да добавите нов приход или разход в системата:
- влезте в раздел "Каса" от лентата с основните менюта (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- кликнете върху зеления бутон "Нов приход/разход”
- в отворилата се страница въведете тип, дата, стойност и основание на записа
- от падащото меню определете “Категорията”, в която да бъде включен
- кликнете върху бутона “Добави записа”.

За всеки запис в касата може да разпечатате касов ордер:
- влезте в раздел "Каса"
- кликнете върху номера на записа в касата
- натиснете "Разпечатай"

Имате възможност да търсите по различни критерии записи в касата и след това да ги експортирате в ексел:
- поставете отметка вляво на записа
- натиснете бутона над списъка "Експорт"
- ще изтеглите екселски файл с отбелязаните записи от касата.

Всички записи по Касата се въвеждат във Вашия акаунт в системата, така че винаги, когато Ви потрябват, да имате достъп до тях.

Банка

Раздел Банка ви дава възможност за импорт на банкови извлечения и автоматично маркиране на платените фактури.

Можете ръчно да качвате банковите си извлечения или да настроите изпращането им към имейла, който ще видите в акаунта си (banka@vashatafirma.inv.bg).

За да качите ръчно извлечение:
- натиснете “Добави извлечение”
- довлачете или изберете файла от вашия компютър
- натиснете бутона “Добави банковото извлечение”

Информацията от извлеченията ще бъде добавена към някоя от банковите сметки, които сте въвели в Настройки->За фирмата-> Банкови сметки.

Данните автоматично се обработват и се съпоставят с издадените фактури.
Разпознатите фактури от списъка ви ще бъдат автоматично маркирани като "платени" и свързани със съответното плащане.

В случай че някои плащания не са разпознати, може да ги свържете ръчно:
- изберете "Неразпознати"
- натиснете бутона "свържи”, който се намира вдясно на сумата
- изберете документа, с който искате да го свържете
- натиснете “свържи”

За да намерите плащане в списъка с транзакции:
- кликнете в полето за търсене, вляво на бутона “Добави извлечение”
- изберете параметри на търсенето - период, сума, тип, банкова сметка
- натиснете “Търси”

За да изтриете грешно свързано плащане:
- намерете плащането
- натиснете бутона за изтриване, вдясно на свързания документ (кошче)
- вече може да свържете плащането с друг документ чрез бутона “свържи”

Поддържаните банки и формати на извлеченията са:
Първа Инвестиционна Банка - XML, PDF, XLS
Societe Generale Експресбанк - XML
ДСК - CSV, XML, XLS
Пощенска банка - XML
ПроКредит Банк - XLSX
Райфайзенбанк - XML
УниКредит Булбанк - XML, PDF
Централна Кооперативна Банка - CSV
Пощенска банка - XML
Обединена Българска Банка - XML, TXT

Следене на плащанията по документи

Можете да следите точните платени суми и остатъците за плащане по документите си с настройката за следене на плащанията.

За да я активирате:
- влезте в Настройки
- от секцията "По плащанията" изберете "Следене на плащания"
- поставете отметката на “Използвай задължително следене на платените суми по документи”
- натиснете “Запиши промените”

При включена настройка въвеждането на сумата е задължително при смяната на статуса на плащане на фактура.

При изключена настройка статусът на документа може да се смени (от неплатена в платена), без да е необходимо да се въвежда плащане. По желание може да се добави плащане към документ в списък фактури чрез бутона $.

В Списък фактури ще виждате вдясно срещу всяка фактура знака $.

За добавяне на плащане по документ:
- кликнете върху $
- добавете точната платена сума по документа
- посочете начин на плащане (плащанията по Банка се записват в таб Банка, а тези в брой - в Каса)
- може да добавите и забележка, ако е необходимо
- натиснете “Запиши”

Автоматично ще се изчисли остатъкът за плащане по документа и ще го виждате в списъка с фактури, като кликнете на стрелкичката вдясно на сумата по фактурата (колона “Стойност”).

© inv.bg 2009 - 2020