Какви са опциите за управление на готовите документи от моя списък?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с Вашите създадени фактури, като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

Действията, които може да извършите с вече създадена фактура са:
- изпращане на фактурата по имейл
Поставете отметката вляво на документа и натиснете първия бутон над списъка с фактури ("Изпрати").

- подписване на фактурата с електронен подпис
Поставете отметката вляво на документа и натиснете втория бутон над списъка с фактури ("Подпиши").

- отбелязване на фактура като платена, неплатена или частично платена
Поставете отметката вляво на документа и натиснете третия бутон над списъка с фактури ("Отбележи като").

- анулиране на фактурата
Поставете отметката вляво на документа и натиснете четвъртия бутон над списъка с фактури ("Анулирай"). Може да премахнете анулирането, като използвате петия бутон ("Махни анулирането").

- перманентно изтриване на фактура
Поставете отметката вляво на документа и натиснете шестия бутон над списъка с фактури ("Изтрий").

- изтегляне на оригинал, копие или оригинал и копие на фактура в PDF
Поставете отметката вляво на документа и натиснете седмия бутон над списъка с фактури ("Свали").

- принтиране на оригинал, копие или оригинал и копие на фактура
Поставете отметката вляво на документа и натиснете осмия бутон над списъка с фактури ("Принтирай").

- експорт на данните на фактура в ексел
Поставете отметката вляво на документа и натиснете деветия бутон над списъка с фактури ("Експорт").

Допълнителни действия, които може да извършите с вече създадена фактура, като натиснете бутона най-вдясно на всеки документ (три черти):
- копиране на фактура под друг номер
- задаване на периодично издаване на фактура
- създаване на кредитно/дебитно известия към фактурата
- създаване на приемо-предавателен протокол към фактурата
- създаване на гаранционна карта към фактурата
- създаване на движение в склада с данните от фактурата

Кои документи подлежат на редактиране?

Всички документи, създадени чрез системата за онлайн фактуриране INV.bg, независимо от техния тип и статус, могат да бъдат редактирани.

Как да редактирам готовите фактури?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с Вашите създадени фактури, като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

За да започнете редакция на някой от документите, кликнете върху бутон "Редактирай" в края на реда на съответния документ в списъка. Ще се зареди работна страница със съдържанието на документа, където можете да извършите необходимите промени. За да запазите промените, кликнете върху бутон "Запази промените" в долната част на страницата.

Ако фактура е подписана с електронен подпис, трябва да я отключите за редакция, за да нанесете промени по нея и след това да я подпишете отново.

Как да променя статуса на фактура "Чернова"?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с вашите създадени фактури като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

Фактурите, които са съхранени като чернови, имат в списъка статус "Чернова".

Готовите фактури, които не са съхранени като чернови, имат статус "Неплатена", "Платена" или "Частично платена".

Можете да промените статуса на една фактура от "Чернова" в готова фактура, като кликнете върху бутон "Редактирай" в края на реда на съответния документ в списъка. Ще се зареди страница, в горната част на която, срещу надписа "Платежен статус", се намира падащо меню с опции "Чернова", "Неплатена", "Частично платена" и "Платена". Изберете желаната опция и кликнете върху бутон "Запази промените" в долната част на страницата.

Как да архивирам фактури и какво става с архивираните документи?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с Вашите създадени фактури, като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

Фактурите, които са със статус "Чернова" и "Анулирана", не могат да бъдат архивирани.

Когато дадена фактура е отбелязана като "Платена" или "Неплатена", тя може да се архивира. За целта сложете отметка в квадратчето срещу номера на фактурата и кликнете на бутон "Архивирай". По този начин фактурата се запазва в архивната секция на Вашия акаунт.

Архивираните фактури не се появяват в списъка с готови документи, ако изрично не е отметната опцията "Архивирани" във филтъра, дори и останалите опции от филтъра да са правилно зададени.

Например, ако имаме платена данъчна фактура, която е архивирана, тя няма да се появи в списъка с документите, ако зададем на филтъра само опциите "Платени" и "Данъчни". За да се вижда в списъка такава фактура, преди филтрирането задължително трябва да се отметне и опцията "Архивирани" от секция "Статус" на филтъра.

След като бъдат визуализирани в списъка с документи, архивираните фактури, също като останалите документи, могат да бъдат достъпвани за разглеждане чрез клик върху номера им.

Архивираните фактури, също като останалите, могат да бъдат редактирани, копирани, изпращани на e-mail или изтривани чрез кликване върху съответните бутони.

Как да променя статуса "Архивиран" на дадена архивирана фактура?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с Вашите създадени фактури, като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

Настройте филтъра да показва документите със статут "Архивирани", като сложите отметка в квадратчето срещу опцията "Архивирани" и кликнете върху бутон "Филтрирай" в дясната част на филтъра.

Кликнете върху бутон "Редактирай" в края на реда на избраната за де-архивиране фактура. Ще се зареди работна страница със съдържанието на документа. За да де-архивирате фактурата, кликнете върху бутон "Извади от архива" в горната дясна част на страницата.

Как да копирам дадена фактура, без да се налага да я преписвам?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с Вашите създадени фактури, като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

За да може да копирате съдържанието на дадена фактура, е необходимо да я съхраните под друг номер или под друг тип.

Намерете необходимата фактура в списъка с готовите документи, маркирайте я, като поставите отметка в квадратчето пред номера ѝ, след което кликнете върху бутон "Копирай". Ще се зареди работна страница с данните от фактурата. За да създадете копие, кликнете върху бутон "Създай фактурата" в долната част на страницата, като преди това промените или номера или типа на документа.

Как да изпратя фактурата на имейл?

Влезте в акаунта си, а след това в списъка с Вашите създадени фактури, като кликнете върху бутон "Списък Фактури" от горната част на страницата.

Маркирайте квадратчето пред номера на избраната фактура и кликнете върху бутон "Изпрати".
Можете да изпращате по много фактури наведнъж до различни получатели.

Ще се зареди страница с контактна форма за изпращане на фактура.
По подразбиране са отбелязани получателите, които сте въвели като лица за контакт със съответния клиент, като можете да изтривате и добавяте получатели.
Можете да редактирате заглавието и съобщението до клиентите си.
Когато стеготови, натиснете бутон "Изпрати".
Вашата фактура се изпраща като линк или като прикачен файл в PDF-формат в зависимост от настройките, който сте избрали предварлително от меню Настройки -> Мейли -> Настройки на имейлите.

Когато фактурата се изпраща като линк, имате възможност да проследявате нейния статус. Когато Вашият клиент отвори линка с фактурата и я приеме, в списъка си с фактури статусът на фактурата ще се промени на "приета".

Забележка: Опцията "Изпращане на имейл" не работи за фактурите със статус "Чернова".

Как да добавя допълнителни файлове към фактура?

Можете да добавяте допълнителни PDF файлове към фактурите, които изпращате на своите клиенти.

Големината на всеки един файл, който качвате, не трябва да надхвърля 2 MB.

Когато отворите някоя фактура от списъка с фактури във Вашия акаунт, от допълнителното меню горе вдясно (трите точки) изберете "Добави допълнителни страници".

Изберете PDF файловете, които желаете да прикачите от Вашия компютър чрез бутона "Довлачи или избери файл".
След това натиснете "Запази".

Файловете вече са добавени към фактурата и ще бъдат изпратени заедно с нея на Вашите клиенти.
При получаването клиентът ще ги види директно във файла и ще ги изтегли заедно, без да му се налага да сваля няколко различни и да внимава кои документи към коя фактура са.

Как да задам периодично издаване на фактура?

За да зададете периодично издаване на проформа или данъчна фактура, трябва да имате създаден шаблон.
Можете да го създадете, като кликнете върху бутона с допълнителни функции срещу всяка една от издадените фактури от "Списък фактури" и изберете опцията "Издавай периодично" или да добавите нов шаблон от меню "Периодични фактури".
Периодичните фактури се издават и изпращат автоматично на отбелязаната от Вас дата и на посочения в шаблона имейл.
Когато бъдат издадени, ще получите уведомителен имейл и ще можете да ги намерите в "Списък фактури" в акаунта си.

В полетата "Артикул" и "Забележки" може да използвате някои от следните специални думи (magic strings):

{този_месец}
{предишният_месец}
{следващият_месец}
{днешна_дата}
{този_ден_от_предишния_месец}
{този_ден_от_следващия_месец}
{първи_ден_от_този_месец}
{последен_ден_от_този_месец}
{първи_ден_от_предишния_месец}
{последен_ден_от_предишния_месец}
{първи_ден_от_следващия_месец}
{последен_ден_от_следващия_месец}
{тази_година}
{предишната_година}
{следващата_година}

При автоматичното издаване на фактурите на посочената в шаблона дата, специалните думи ще бъдат заменени със съответните месец/дата.

Пример: Ако на 01.09.2017 г. създадете шаблон и в полето за артикул напишете:
"Реклама за месец {следващият_месец} {тази_година} г.",
на посочената от Вас дата автоматично ще се издаде и изпрати фактура със следния текст в полето за артикул:
"Реклама за месец октомври 2017 г.".

Може да използвате и възможността за преглед на фактурата при вече създаден шаблон - като натиснете "Редактирай" и след това бутона "Прегледай".
Така ще видите как точно ще изглежда фактурата при нейното издаване.

В меню "Периодични фактури" може да видите всички зададени шаблони и ако желаете, да ги редактирате или изтриете.

Забележка: Когато създадете шаблон за издаване на периодична фактура в чуждестранна валута, фактурата ще бъде издадена след 18:00 часа на отбелязаната дата, за да е абсолютно сигурно, че ще бъде по курса на БНБ за съответния ден. Повече информация може да намерите ТУК

© inv.bg 2009 - 2018