Какви са възможните действия с документите от списъка?

Действията, които може да извършите с вече създадена фактура са:
- изпращане на фактурата по имейл
Поставете отметката вляво на документа и натиснете първия бутон над списъка с фактури ("Изпрати").
Можете да избирате как да се изпращат фактурите - като прикачени файлове или като линкове. Прочетете повече ТУК

- подписване на фактурата с електронен подпис
Поставете отметката вляво на документа и натиснете втория бутон над списъка с фактури ("Подпиши").
Прочетете повече ТУК

- отбелязване на фактура като платена, неплатена или частично платена
От падащото меню в колона "Статус" изберете желания статус.

- анулиране на фактурата
Поставете отметката вляво на документа и натиснете четвъртия бутон над списъка с фактури ("Анулирай").
Може да премахнете анулирането, като използвате същия бутон и изберете "Махни анулирането".

- перманентно изтриване на фактура
Поставете отметката вляво на документа и натиснете шестия бутон над списъка с фактури ("Изтрий").

- изтегляне на оригинал, копие или оригинал и копие на фактура в PDF
Поставете отметката вляво на документа и натиснете шестия бутон над списъка с фактури ("Свали").

- принтиране на оригинал, копие или оригинал и копие на фактура
Поставете отметката вляво на документа и натиснете седмия бутон над списъка с фактури ("Принтирай").

- експорт на данните на фактура в ексел
Поставете отметката вляво на документа и натиснете осмия бутон над списъка с фактури ("XLS").

Допълнителни действия, които може да извършите с вече създадена фактура, като натиснете бутона най-вдясно на всеки документ (три черти):
- копиране на фактура под друг номер
- задаване на периодично издаване на фактура
- създаване на кредитно/дебитно известия към фактурата
- създаване на приемо-предавателен протокол към фактурата
- създаване на гаранционна карта към фактурата
- създаване на движение в склада с данните от фактурата
- архивиране на фактурата

Кои документи подлежат на редактиране?

Всички документи, създадени чрез системата за онлайн фактуриране INV.bg, независимо от техния тип и статус, могат да бъдат редактирани, ако служителят има съответните права.

Как да редактирам готовите фактури?

За да редактирате фактура от списъка:
- влезте в "Списък Фактури"
- кликнете върху номера на документа
- натиснете бутона за редактиране (моливчето)
- ще се зареди работна страница със съдържанието на документа
- нанесете желаните промени
- натиснете "Запази промените" в долната част на страницата

Ако фактура е подписана с електронен подпис, трябва да я отключите за редакция, за да нанесете промени по нея и след това да я подпишете отново:
- влезте в Списък фактури
- кликнете върху бутона за допълнителни действия вдясно на всеки документ
- изберете "Отключи за редакция"
- нанесете желаните промени
- запазете промените
- подпишете отново документа

Как да променя статуса на фактура "Чернова"?

Статусът "Чернова" Ви напомня, че имате за нанасяне корекции по съответния документ.
При отваряне или принтиране на документа по нищо не личи, че той не е завършен и е чернова - това го виждате единствено вие в Списък фактури.

За да премахтете статуса "Чернова":
- влезте в "Списък Фактури"
- кликнете върху номера на документа
- кликнете върху надписа "Чернова" или изберете статус "платена", "част. платена или "неплатена"
- потвърдете промяната на статуса
- фактурата вече не е чернова и има избрания от Вас статус

Фактурите, които са съхранени като чернови, имат в списъка статус "Чернова".

Готовите фактури, които не са съхранени като чернови, имат статус "Неплатена", "Платена" или "Частично платена".

Как да архивирам фактури и какво става с архивираните документи?

За да архивирате фактура:
- влезте в "Списък Фактури"
- сложете отметка в квадратчето вляво на номера на фактурата
- кликнете на бутон "Отбележи като"
- изберете "Архивирана"

По този начин фактурата се запазва в архивната секция на Вашия акаунт и не е видима в Списък фактури.

Например, ако имаме платена данъчна фактура, която е архивирана, тя няма да се появи в списъка с документите.
За да я видите, натиснете "Търсене" (вдясно над списъка с фактури) и изберете "Архивирани" от секция "Други" на филтъра.

Фактурите, които са със статус "Чернова" и "Анулирана", не могат да бъдат архивирани.

Как да променя статуса "Архивиран" на дадена архивирана фактура?

За да видите архивирана фактура:
- влезте в "Списък фактури"
- натиснете "Търсене" (вдясно над списъка с фактури)
- изберете "Архивирани" от секция "Други" на филтъра

За да извадите фактура от архива и тя да се вижда в Списък фактури:
- сложете отметка в квадратчето вляво на номера на фактурата
- кликнете на бутон "Отбележи като"
- изберете "Извадена от архива"
- потвърдете желаната промяна

Как да копирам дадена фактура, без да се налага да я преписвам?

За да копирате фактура:
- влезте в "Списък Фактури"
- маркирайте желаната фактура, като поставите отметка в квадратчето пред номера ѝ
- кликнете върху бутон "Копирай"
- ще се зареди работна страница с данните от фактурата с поредният нов номер от списъка
- кликнете върху "Създай фактурата" в долната част на страницата

Друг вариант за копиране на фактура:
- влезте в "Списък Фактури"
- кликнете върху номера на съответната фактура
- натиснете бутона "Копирай" (четвъртият бутон над фактурата)
- ще се зареди работна страница с данните от фактурата с поредният нов номер от списъка
- кликнете върху "Създай фактурата" в долната част на страницата

Как да добавя допълнителни файлове към фактура?

Можете да добавяте допълнителни PDF файлове към фактурите, които изпращате на своите клиенти.

Големината на файловете, които качвате, не трябва да надхвърля 5 MB.

За да добавите документ към фактура:
- влезте в "Списък фактури
- кликнете на номера на желаната фактурата
- кликнете върху "Нова страница" (вдясно над фактурата)
- изберете PDF файла, който желаете да прикачите от Вашия компютър чрез бутона "Довлачи или избери файл"
- натиснете "Запази"
- файловете вече са добавени към фактурата и ще бъдат изпратени заедно с нея на Вашите клиенти

При получаването клиентът ще ги види заедно и ще ги изтегли заедно, без да му се налага да сваля няколко различни документа.

Как да задам периодично издаване на фактура?

Периодичните фактури могат да бъдат на български или английски език.

За да зададете периодично издаване на вече издадена проформа или фактура:
- влезте в "Списък фактури"
- кликнете върху бутона за допълнителни действия срещу съответната проформа или фактура (три черти)
- изберете опцията "Направи периодична"
- ще се отвори шаблон за периодична проформа/фактура
- по подразбиране началната дата за издаване е утрешна, а крайната е след една година
- може да изберете от кой кочан (с каква номерация да се издават), ако използвате няколко
- посочвате на кое число от месеца да се издава фактурата
- посочвате на колко месеца да се издава фактурата
- ако искате фактурата да се изпрати автоматично на клиент, поставете отметката на желаните кореспонденти в "Изпращай на email"
- натискате "Запиши шаблона"

Може да създадете абсолютно нов шаблон от раздел "Периодични":
- влизате в раздел "Периодични" (ако не го виждате, кликнете на стрелкичката най-вдясно от лентата с основни менюта)
- натиснете бутона "Добави нов"
- попълнете необходимите данни
- - натискате "Запиши шаблона"

Периодичните фактури се издават и изпращат автоматично на отбелязаната от Вас дата и на посочените в шаблона имейли.
Когато бъдат издадени, ще получите уведомителен имейл и ще можете да ги намерите в "Списък фактури" в акаунта си.

В полетата "Артикул" и "Забележки" може да използвате някои от следните специални думи (magic strings):

{този_месец}
{предишният_месец}
{следващият_месец}
{днешна_дата}
{този_ден_от_предишния_месец}
{този_ден_от_следващия_месец}
{първи_ден_от_този_месец}
{последен_ден_от_този_месец}
{първи_ден_от_предишния_месец}
{последен_ден_от_предишния_месец}
{първи_ден_от_следващия_месец}
{последен_ден_от_следващия_месец}
{тази_година}
{предишната_година}
{следващата_година}
и други

При автоматичното издаване на фактурите на посочената в шаблона дата, специалните думи ще бъдат заменени със съответните месец/дата.

Пример: Ако на 01.09.2017 г. създадете шаблон и в полето за артикул напишете:
"Реклама за месец {следващият_месец} {тази_година} г.",
на посочената от Вас дата автоматично ще се издаде и изпрати фактура със следния текст в полето за артикул:
"Реклама за месец октомври 2017 г.".

Може да използвате и възможността за преглед на фактурата при вече създаден шаблон - като натиснете "Редактирай" и след това бутона "Прегледай".
Така ще видите как точно ще изглежда фактурата при нейното издаване.

В меню "Периодични фактури" може да видите всички зададени шаблони и ако желаете, да ги редактирате или изтриете.

Забележка: Когато създадете шаблон за издаване на периодична фактура в чуждестранна валута, фактурата ще бъде издадена след 18:30 часа на отбелязаната дата, за да е абсолютно сигурно, че ще бъде по курса на БНБ за съответния ден. Повече информация може да намерите ТУК
Фактурите в лева (BGN) се издаватоколо 01:00 ч. на посочената дата.

© inv.bg 2009 - 2019