Какви са възможните действия с документите от списъка?

Когато кликнете на Списък фактури, ще видите всички ваши документи и можете да извършите различни действия с тях.

Изпращане на фактурата по имейл
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете първия бутон над списъка с фактури ("Изпрати")
Повече информация

Подписване на фактурата с електронен подпис
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете третия бутон над списъка с фактури ("Подпиши")
Повече информация

Промяна на статус на фактура - платена, неплатена, част. платена, осчетоводена, архивирана
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете втория бутон над списъка с фактури ("Отбележи като")
- от падащото меню изберете желания статус

Анулиране на фактурата
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете четвъртия бутон над списъка с фактури ("Анулирай")
Може да премахнете анулирането, като използвате същия бутон и изберете "Махни анулирането".

Перманентно изтриване на фактура
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете петия бутон над списъка с фактури ("Изтрий")
- потвърдете изтриването

Изтегляне на фактура в PDF
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете шестия бутон над списъка с фактури ("Свали")
- изберете език за фактурите (български или английски) и тип (оригинал или копие)
- натиснете "Свали"

Принтиране на фактура
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете седмия бутон над списъка с фактури ("Принтирай")
- изберете език за фактурите (български или английски) и тип (оригинал или копие)
- натиснете "Принтирай"

Експорт на данните от фактура в ексел
- поставете отметката вляво на документа
- натиснете осмия бутон над списъка с фактури ("XLS")

Допълнителни действия, които може да извършите с вече създадена фактура, като натиснете бутона най-вдясно на всеки документ (три черти):
- копиране на фактура под друг номер
- задаване на периодично издаване на фактура
- създаване на кредитно/дебитно известия към фактурата
- създаване на приемо-предавателен протокол към фактурата
- създаване на гаранционна карта към фактурата
- създаване на движение в склада с данните от фактурата
- архивиране на фактурата

Как да редактирам готова фактура?

Всички документи, създадени чрез INV.bg, независимо от техния тип и статус, могат да бъдат редактирани, ако служителят има съответните права.

За да редактирате фактура от списъка:
- влезте в "Списък Фактури"
- кликнете върху номера на документа
- натиснете бутона за редактиране (моливчето)
- ще се зареди работна страница със съдържанието на документа
- нанесете желаните промени
- натиснете "Запази промените" в долната част на страницата

Ако фактура е подписана с електронен подпис, трябва да я отключите за редакция, за да нанесете промени по нея и след това да я подпишете отново:
- влезте в Списък фактури
- кликнете върху бутона за допълнителни действия вдясно на всеки документ
- изберете "Отключи за редакция"
- нанесете желаните промени
- запазете промените
- подпишете отново документа

За да редактирате клиент в кредитно/дебитно известие към свързана фактура е необходимо да го изтриете и да го създадете отново със същия номер.

Как да променя статуса на "Чернова" фактура?

Статусът "Чернова" ви напомня, че имате за нанасяне корекции по съответния документ.
При отваряне или принтиране на документа по нищо не личи, че той не е завършен и е чернова - това го виждате единствено вие в Списък фактури.

За да премахтете статуса "Чернова":
- влезте в "Списък Фактури"
- кликнете върху номера на документа
- кликнете върху надписа "Чернова" или изберете статус "платена", "част. платена или "неплатена"
- потвърдете промяната на статуса
- фактурата вече не е чернова и има избрания от вас статус

Фактурите, които са съхранени като чернови, имат в списъка статус "Чернова".

Готовите фактури, които не са съхранени като чернови, имат статус "Неплатена", "Платена" или "Частично платена".

Как да анулирам фактура?

За да анулирате фактура:
- влезте в Списък фактури
- поставете отметката вляво на съответния документ
- натиснете четвъртия бутон над списъка с фактури ("Анулирай")

Може да премахнете анулирането, като използвате същия бутон и изберете "Махни анулирането".

Как да копирам дадена фактура, без да се налага да я преписвам?

За да копирате фактура:
- влезте в "Списък Фактури"
- маркирайте желаната фактура, като поставите отметка в квадратчето пред номера ѝ
- кликнете върху бутон "Копирай"
- ще се зареди работна страница с данните от фактурата с поредният нов номер от списъка
- кликнете върху "Създай фактурата" в долната част на страницата

Друг вариант за копиране на фактура:
- влезте в "Списък Фактури"
- кликнете върху номера на съответната фактура
- натиснете бутона "Копирай" (четвъртият син бутон над фактурата)
- ще се зареди работна страница с данните от фактурата с поредният нов номер от списъка
- кликнете върху "Създай фактурата" в долната част на страницата

Как да добавя допълнителни файлове към фактура?

Можете да добавяте допълнителни PDF файлове към фактурите, които изпращате на своите клиенти.

Големината на файловете, които качвате, не трябва да надхвърля 5 MB.

За да добавите документ към фактура:
- влезте в "Списък фактури
- кликнете на номера на желаната фактурата
- кликнете върху "Нова страница" (вдясно над фактурата)
- изберете PDF файла, който желаете да прикачите от Вашия компютър чрез бутона "Довлачи или избери файл"
- натиснете "Запази"
- файловете вече са добавени към фактурата и ще бъдат изпратени заедно с нея на Вашите клиенти

При получаването клиентът ще ги види заедно и ще ги изтегли заедно, без да му се налага да сваля няколко различни документа.

Как да архивирам или да извадя от архива документи?

Фактурите, които са със статус "Чернова" и "Анулирана", не могат да бъдат архивирани.

За да архивирате фактура:
- влезте в "Списък Фактури"
- сложете отметка в квадратчето вляво на номера на фактурата
- кликнете на бутон "Отбележи като"
- изберете "Архивирана"

По този начин фактурата се запазва в архивната секция на вашия акаунт и не е видима в Списък фактури.

Например, ако имаме платена данъчна фактура, която е архивирана, тя няма да се появи в списъка с документите.

За да видите архивираните фактури:
- кликнете на Списък фактури
- натиснете "Търсене" (вдясно над списъка с фактури)
- изберете "Архивирани" от секция "Други" на филтъра
- натиснете "Търси"

За да изкарате фактура от архива:
- кликнете на Списък фактури
- натиснете "Търсене" (вдясно над списъка с фактури)
- изберете "Архивирани" от секция "Други" на филтъра
- натиснете "Търси"
- поставете отметката вдясно на фактурата
- натиснете "Отбележи като" от бутоните над полетата за търсене
- изберете "Извадена от архива"

Какво прави статусът "Осчетоводена" и как се променя?

Счетоводителят на фирмата може да отбелязва осчетоводените фактури, за да е ясно, че те не трябва да бъдат редактирани повече. Това може да се прави и от всеки служител, ако правата му не са изрично ограничени.

Кликнете тук за повече информация за задаването на права на служител

Фактурите, отбелязани като осчетоводени, се заключват и не могат да бъдат редактирани, ако не се отключат за редакция.

За да маркирате фактура като осчетоводена:
- влезте в "Списък фактури"
- поставете отметката вляво на съответните фактури
- натиснете "Отбележи като"
- изберете "Осчетоводена" от списъка със статуси
Ако сте отворили фактурата за преглед, кликнете върху "Неосчетоводена" и променете статуса на "Осчетоводена".

За да отключите за редакция осчетоводена фактура:
- влезте в "Списък фактури"
- поставете отметката вляво на съответните фактури
- натиснете "Отбележи като"
- изберете "Неосчетоводена" от списъка със статуси
Ако сте отворили фактурата за преглед, кликнете върху "Осчетоводена" и променете статуса на "Неосчетоводена".

© inv.bg 2009 - 2020